Los datos administrativos se refieren a los datos recopilados para la administración de programas. Debe recopilarse, almacenarse y utilizarse sistemáticamente para la operación del programa y las decisiones de gestión. Si bien los datos administrativos están diseñados para rastrear la implementación de un programa, principalmente las actividades y los gastos del proyecto, también pueden incluir indicadores sobre los resultados del programa. Los ejemplos de datos administrativos incluyen registros educativos, información de clientes de instituciones financieras y registros hospitalarios de visitas de pacientes y resultados de salud. Otros ejemplos incluyen información en poder de agencias gubernamentales, como declaraciones de impuestos y reclamos de Medicare.

El principio de responsabilidad de CART nos dice que las organizaciones deben encontrar el equilibrio adecuado entre recopilar suficientes datos necesarios para obtener información creíble y procesable sobre un programa y los costos de hacerlo. Los datos administrativos, debido a su bajo costo y precisión, pueden ser una parte importante de una estrategia de recopilación de datos, útil tanto para el seguimiento como para la evaluación.

Las ventajas de usar datos administrativos incluyen el ahorro de tiempo y costos, y las posibilidades de obtener datos precisos y un tamaño de muestra grande a bajo costo. Debido a que los datos administrativos ya se están recopilando, pueden reducir o eliminar la necesidad de recopilar datos a través de actividades de monitoreo o encuestas adicionales. Y debido a que ya existen en el sistema de información de gestión y, por lo general, se actualizan regularmente, la incorporación de datos administrativos en sus actividades de monitoreo puede permitir una respuesta más oportuna a los problemas de implementación o un análisis más rápido de los indicadores clave.

El contenido de los datos administrativos presenta otras ventajas potenciales. Debido a que los datos administrativos generalmente cubren a toda la población de beneficiarios, implican un tamaño de muestra grande. Y al reducir la probabilidad de sesgo de deseabilidad social, mala memoria y otros problemas de calidad de los datos, los datos administrativos pueden ser más precisos que los datos de encuestas autoinformados.

Si bien los datos administrativos tienen muchas ventajas, garantizar que sean precisos y confiables es más importante que su bajo precio. Recuerde el principio de responsabilidad, que todos los datos tienen costos, que enfatiza el equilibrio entre la calidad de los datos, la capacidad de acción y los recursos gastados para recopilarlos. En este artículo, discutimos las compensaciones asociadas con el uso de datos administrativos para M&E. También proporcionamos una lista de verificación para organizaciones interesadas en usar datos administrativos; Si bien la lista de verificación es más relevante cuando se recopilan datos administrativos de un socio o de un tercero, también se aplica cuando se recopilan datos administrativos dentro de su propia organización.