Resumen

La capacidad de los estados para asignar recursos de manera efectiva y servir al bien público depende de la cantidad y calidad de la información que tengan. Esta información a menudo se recopila a través de procesos descentralizados y solicitudes a otras entidades públicas o privadas. Pero, ¿qué sucede cuando estas entidades no responden? En Colombia, IPA trabajó con la Procuraduría General de la República (PGN) para implementar una estrategia de bajo costo para recopilar más y mejor información sobre prácticas de transparencia. A partir de los conocimientos de comportamiento, el equipo de investigación descubrió que enviar comunicaciones directas a entidades legalmente obligadas a compartir información en lugar de a los responsables de la supervisión de alto nivel aumenta la tasa de respuesta promedio en 5.1 puntos porcentuales. El estudio dota a la PGN de ​​una estrategia para una recolección de datos más efectiva y por ende más información para cumplir con su mandato público.

Tema de política

Una tarea crítica del Estado es la recopilación de datos para monitorear y orientar la gestión pública. Esta información abarca desde la recopilación de datos sobre personas a través del censo o el registro civil hasta información sobre las funciones y los resultados del estado, y se utiliza tanto para hacer cumplir las leyes como para asignar recursos. La falta de informes suficientes o precisos puede impedir la elaboración de políticas informadas.

La recopilación de datos estatales a través de solicitudes a entidades públicas y privadas requiere una comunicación clara de las necesidades, la relevancia y los plazos. Incluso cuando las solicitudes son claras, el cumplimiento y la precisión suelen ser bajos. ¿Qué impide que las entidades proporcionen información obligatoria y qué puede facilitar un mejor intercambio de información? Comprender las barreras a la transferencia de información permitirá a la PGN implementar estrategias de bajo costo para garantizar el cumplimiento de la Ley Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública de 2014.

Contexto de la Evaluación

La Procuraduría General de la República (PGN) en Colombia es responsable de monitorear el uso de los recursos públicos y el comportamiento de los servidores públicos. La Procuraduría para la Defensa del Patrimonio Público, la Transparencia y la Integridad de la PGN (Oficina de Transparencia) vela por el cumplimiento de la Ley Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública de 2014. Esta Ley define qué entidades o personas públicas o privadas deben hacer pública y accesible toda la información relacionada con sus funciones, objetivos y desempeño. La Ley también establece que todos los ciudadanos tienen derecho a acceder libremente a esta información. Los sujetos obligados públicos y privados obligados a cumplir se dividen en tres categorías: i) sujetos obligados tradicionales (entidades públicas a nivel nacional y local), ii) sujetos obligados no tradicionales (entidades privadas que administran recursos públicos u ofrecen servicios públicos) y , iii) partidos o movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos.

Para monitorear el cumplimiento de la Ley y garantizar el derecho a la información de los ciudadanos, la Oficina de Transparencia creó y lanzó en 2019 la matriz Índice de Transparencia y Acceso a la Información (ITA). Esta matriz sirve como un aspecto de los esfuerzos de la PGN para combatir la corrupción y el uso indebido de recursos públicos. El instrumento de recolección de datos contiene una serie de aproximadamente 200 preguntas que las entidades deben auto reportar anualmente. Sin embargo, la tasa de respuesta inicial de la matriz ITA fue muy baja. Solo el 29 por ciento de los sujetos completaron la matriz, con una tasa de solo el 3.3 por ciento entre los sujetos no tradicionales. Para ese año, la Oficina envió comunicados a los jefes de sector —entidades que supervisan las organizaciones públicas o privadas de un sector específico— y les encomendó la tarea de notificar a los sujetos sobre su obligación de llenar la matriz ITA. No se envió comunicación directa a las entidades encargadas de reportar.

Detalles de la Intervención

Para atender la baja tasa de respuesta a la matriz ITA, la PGN trabajó con IPA a través del ProcuraLAB diseñar, implementar y probar una intervención de bajo costo para aumentar la tasa de respuesta a la matriz ITA, conocer las barreras para la transferencia eficiente de datos y proporcionar a la Oficina de Transparencia más información sobre cómo garantizar el cumplimiento de la Ley de Transparencia.

Los investigadores definieron una serie de hipótesis sobre las barreras que impiden la transferencia de información. Estos incluyeron falta de comprensión de los sujetos sobre su obligación bajo la Ley de Transparencia, sobrecarga administrativa que limita la capacidad de respuesta oportuna, capacidades limitadas o comprensión de la matriz, y falta de incentivos o conciencia de supervisión de la PGN.

Con base en estas hipótesis, el equipo de investigación diseñó una intervención en 2020 que cambió la forma en que la PGN se comunica enviando correos electrónicos directos a los sujetos obligados en lugar de depender de los jefes de sector. Se asignó aleatoriamente una muestra de 12,053 sujetos obligados para recibir únicamente comunicación a través del jefe de sector o para recibir un mensaje directo. Los investigadores variaron el contenido y la frecuencia de las comunicaciones directas para abordar las diferentes barreras hipotéticas para el intercambio de información.

Los correos electrónicos directos incluyeron 16 combinaciones de cuatro tipos de mensajes: información sobre obligaciones para completar la matriz ITA, información sobre cumplimiento retrospectivo en 2019, aviso de posible revisión de resultados de la medición 2020 y recursos de capacitación para completar la matriz ITA. Las comunicaciones se enviaron la semana anterior a la apertura de la matriz ITA el 15 de septiembre de 2020 y los recordatorios se enviaron el 1 de octubre de 2020. Los investigadores midieron los impactos de las comunicaciones utilizando las respuestas registradas en la página web de ITA durante la medición de 2020 y un censo de sujetos obligados de 2019 , ambos facilitados por la Oficina de Transparencia.

Resultados y lecciones de política

Los resultados preliminares muestran que la comunicación directa fue efectiva para aumentar la tasa de respuesta de ITA. Recibir la comunicación directa de la PGN con información sobre la obligación de cumplir con la matriz ITA incrementó la probabilidad de llenar la matriz en 5.1 puntos porcentuales. Recibir un recordatorio condujo a una tasa de respuesta 8.4 puntos porcentuales más alta que aquellos que confiaron solo en los jefes de sector. El efecto fue mayor para los sujetos no tradicionales que registraron la tasa de respuesta más baja en 2019 y para los sujetos obligados que no llenaron la matriz en 2019. En términos absolutos, 1,888 entidades que no llenaron la matriz en 2019 completaron la medición en 2020.

El aumento en la respuesta se debió principalmente a la comunicación directa con o sin un recordatorio de seguimiento. No hay evidencia que confirme que el contenido sobre la supervisión o los recursos de capacitación influyeron en la tasa de respuesta. Esto sugiere que las principales barreras para la recolección efectiva de datos están asociadas con la estrategia de comunicación empleada por la PGN y la información insuficiente de los sujetos sobre su obligación, más que la falta de capacidad para completar la matriz o el conocimiento sobre el rol de la PGN en la supervisión o el cumplimiento de la Ley de Transparencia. Para dar seguimiento a este hallazgo, el equipo de investigación está realizando una auditoría de la precisión de las respuestas mediante la validación de las evaluaciones autoinformadas de las prácticas de transparencia. Este componente de la medición evaluará cómo la comunicación directa afecta la calidad y precisión de los datos proporcionados en la medición de 2020.

Los resultados brindan a la PGN evidencia cuantitativa rigurosa que puede ser utilizada para respaldar su toma de decisiones sobre cómo realizar una solicitud de datos descentralizada. El estudio también dota a la PGN de ​​evidencia sobre las principales barreras para la recolección efectiva de datos y mecanismos de bajo costo que pueden ser utilizados para promover el cumplimiento de la Ley Nacional de Transparencia.

 *Los resultados son preliminares y pueden cambiar después de una mayor recopilación y/o análisis de datos.