Aplicación móvil como herramienta para mejorar el mantenimiento de registros y las prácticas contables de los microminoristas
Resumen
Muchos empresarios de subsistencia en los países en desarrollo no mantienen registros comerciales adecuados, lo que puede limitar su capacidad para optimizar las operaciones comerciales y aumentar las ganancias. Este estudio exploratorio fue diseñado para explorar la adopción y el papel de una nueva aplicación móvil para ayudar a los pequeños comerciantes en Colombia a llevar registros, crear informes comerciales y administrar otras tareas comerciales. Los resultados muestran que, si bien la aplicación no fue ampliamente adoptada por los participantes del estudio, fue particularmente útil para algunos de los comerciantes que tenían buenas prácticas de mantenimiento de registros antes de que se les presentara la aplicación.
Nota: Este proyecto de investigación es un estudio piloto diseñado para proporcionar información para una posible ampliación a un ensayo controlado aleatorio completo.
Tema de política
Muchos empresarios de los países en desarrollo que dependen de sus pequeñas empresas para satisfacer las necesidades básicas de consumo no mantienen registros de los gastos comerciales o las ventas. Sin un sistema para administrar las finanzas, estas pequeñas empresas pueden perder oportunidades de aumentar las ganancias y recortar los gastos. Brindar herramientas a estos microempresarios para ayudarlos a administrar sus finanzas puede ser una forma de mejorar los resultados de sus negocios y los niveles de consumo de los hogares.
Contexto de la Evaluación
Colombia tiene un estimado de 400,000 micro y pequeñas tiendas o "tiendas", que representan el 52% de las ventas minoristas y de alimentos [[ 1 ],[ 2 ]]. Si bien los empresarios de tiendas venden cientos de productos diferentes y administran las relaciones con los mayoristas, la mayoría de ellos continúa utilizando herramientas mínimas de administración comercial, por ejemplo, anotando las ventas y compras en cuadernos, o no utiliza ningún registro en absoluto.
Para probar si un sistema de mantenimiento de registros más formal y atractivo podría mejorar la gestión de registros comerciales de los comerciantes, IPA se asoció con Frogtek, una empresa que crea herramientas comerciales para empresarios en mercados emergentes. Frogtek desarrolló Tiendatek, una aplicación para teléfonos inteligentes que permite a los comerciantes sistematizar su negocio mediante el manejo de su contabilidad, inventarios, ventas, pagos a proveedores, gastos y ganancias. Todos los datos generados por el comerciante se cargan y almacenan en un teléfono móvil y un servidor web Frogtek. La aplicación Tiendatek crea informes de ventas, compras, crédito, inventario y puntos de equilibrio en base a los datos cargados por un comerciante.
Tiendatek se basa en la tecnología de telefonía móvil, que está muy extendida y es popular en Colombia. El país tiene una de las tasas más altas de participación en los mercados de comunicación y tecnología, con 92.3 suscripciones de telefonía celular por cada 100 personas y 45.5% de la población que usa internet [[ 3 ]]. Por lo tanto, la aplicación es de fácil acceso para micro y pequeños minoristas.
Detalles de la Intervención
Este estudio exploratorio fue diseñado con el objetivo de comprender la adopción de la aplicación Tiendatek y las características de los comerciantes que terminan adoptando la aplicación. En el caso de una aceptación suficiente, el estudio también se diseñó para explorar si la aplicación ayudó a los pequeños comerciantes a administrar mejor sus negocios y cómo. El estudio se dirigió a comerciantes con ventas entre 1,000 y 2,000 USD al mes. El personal de Frogtek entrevistó a los comerciantes, evaluó su interés, entregó un teléfono móvil con la aplicación Tiendatek instalada y brindó capacitación en una o dos visitas. Los comerciantes también recibieron asistencia técnica del personal de Frogtek durante 6 meses después de la entrega del teléfono. En total, 58 comerciantes recibieron atención telefónica, capacitación y asistencia técnica.
Cincuenta y un comerciantes fueron encuestados aproximadamente de diez a veinte días después de recibir un teléfono nuevo. Se completó una encuesta de seguimiento de ocho a diez meses después de la entrega telefónica inicial con 47 comerciantes. Además, todos los datos generados por los comerciantes y cargados en un servidor web de Frogtek se utilizaron como datos complementarios para el estudio.
Resultados y lecciones de política
Tiendatek recibió comentarios positivos de los comerciantes que participaron en el estudio, y el 96 por ciento de ellos indicó que lo recomendaría a sus colegas. Sin embargo, la mayoría de los comerciantes no utilizaron la aplicación por completo; no registraron todas las transacciones comerciales a través de la aplicación, lo que a su vez limitó su capacidad para aprovechar funciones como informes de ganancias e inventario. Además, de los 40 comerciantes que respondieron la pregunta en la encuesta de seguimiento, solo 10 seguían usándolo 10 meses después de recibirlo.
Si bien la aplicación no fue ampliamente adoptada por los participantes del estudio, fue más popular entre los comerciantes que inicialmente fueron más diligentes en sus prácticas contables y de mantenimiento de registros. De los 32 comerciantes que informaron tener algún sistema de registro en la encuesta de línea de base, cuatro adoptaron Tiendatek, mientras que entre los 15 que inicialmente no tenían un sistema formal de registro, seis comenzaron a usar cuadernos y ninguno comenzó a usar Tiendatek. Además, los comerciantes que tenían buenas prácticas comerciales y de mantenimiento de registros antes de recibir el teléfono, por ejemplo, llevar registros escritos y hacer un inventario de productos, tenían más probabilidades de usar Tiendatek con mayor frecuencia y durante un período de tiempo más prolongado.
Fuentes
[ 1 ]Díaz, Alejandro, Jorge Lacayo, and Luis Salcedo. 2007. "Vender a tiendas familiares en mercados emergentesEl McKinsey Quarterly
[ 2 ]De Jacobs, Alicia. “Colombia Retail Sector AlimentosInforme de la Red Global de Información Agrícola de los Servicios Agrícolas Extranjeros del USDA, octubre de 2010.
[ 3 ]Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo 2010 Informe sobre la economía de la información